מה שלומכם?
מידי פעם אני נפגש עם יונתן טולדנו, חברי הטוב, לבירות וריכולים. ועל מה אנחנו מרכלים, אתם שואלים?? חחח.. תיכף תראו עד כמה אנחנו חננות.
טולדנו טוען שיותר עדיף בלי, ואני מסכים אבל עם הסתייגויות.
אז אמרתי לו שיכתוב מספר מילים על הנושא… ושאתם תשפטו.
אז הנה מה שטולדנו כתב על מה יותר עדיף? עם או בלי מצגת PowerPoint?
(אגב.. בסוף שמתי תמונה של טולדנו כי חשבתי שעדיף לשפוט אותו גם על איך שהוא נראה)
השימוש במצגת PowerPoint בכנסים ובקורסים נפוץ מאוד וברור מדוע – הוא מציע למרצה ליווי גרפי וברור (בשימוש נכון) של רעיונותיו, מסייע למרצה לשמור על קו חשיבה ומציג למאזינים הדמיות ויזואליות של הנושאים בהרצאה.
אולם, פעמים רבות נעשה שימוש מופרז בכלי באופן המחבל בהרצאה ובמסר אותו המרצה מעוניין להעביר.
להלן מספר מקרים בהם השימוש ב-PP מיותר לחלוטין או שהשימושים הנפוצים בו אינם מצליחים לקלוע למטרה:
1. מנהיגות מובילה:
ה-PP מפצל את תשומת הלב של המאזינים הנאלצים לבחור בין צפייה במסך או בנואם (העומד באפלולית קלה). הדימוי הנוצר הוא של מדריך או מרצה, אנשי מקצוע שמטרתם להעביר מידע מקצועי.
במרבית המקרים דימוי זה קולע למטרה אך אם מעוניינים לתפוס בצורה מלאה את תשומת לב הקהל ולייצר עמדה מנהיגותית (או פיקודית) רצוי לעמוד במרכז, קרוב ככל שניתן לקהל (כך שתתפסו ככל שיותר משטח הראיה של המשתתפים), באור מלא ותוך פניה בעלת מסר ברור ופשוט שאינו מצריך שקפים כדי להסבירו.
לכן, מנהל, הפונה אל עובדיו או לקוחותיו ומטרתו לייצר תדמית מנהיגותית רצוי לו להימנע משימוש ב-PP לחלוטין.
2. דמיון ורגש:
ה-PP הוא כלי מצוין להעברת אינפורמציה הפונה לאינטלקט הרציונאלי. אולם, כאשר רוצים להניע אנשים לפעולה, כאשר רוצים לטעת בהם רעיונות חדשים מסעירים או שמצפים מהם להקריב מעצמם לטובת מטרה משותפת יש לעורר בהם רגש ולהניע את דמיונם. האם אתם יכולים לתאר לעצמכם את מראדונה עם מצגת PP מול שחקניו במחצית המשחק מול גרמניה? או מפקד קרבי לפני יציאה לקרב המציג לפני חייליו את רוח צה"ל במצגת PP.
המצגת אינה כלי מתאים להנעת אנשים ליוזמה והתגייסות לעבודה מאומצת. צריך לדעת מתי לחדול מלדפדף בשקפים, להפסיק לדקלם ולפנות לרגש.
3. הפן האישי:
פעמים עולה מרצה לבמה מתוך צורך ליצור קשר אישי עם קהל המאזינים. האינטרס מאחורי ההרצאה הוא הניסיון לייצר מערכת יחסים עם קהל המאזינים. שימו לב שלא ניתן למצוא פוליטיקאים שעושים שימוש במצגות בעצרות תמיכה והפגנות. מאותה סיבה, בארגון העסקי, מנהל חדש במפגש היכרות עם עובדים או אנשי מכירות המציגים מול לקוחות פוטנציאלים צריכים לדעת מתי יש להימנע משימוש במצגת, להישיר מבט ולהגיד "הנה אני, זה ערכי, וזה מה שאני מצפה ממכם".
4. השתתפות:
כאשר עולה מרצה לבמה ומפעיל את המצגת יודע כל מי שיושב באולם שההרצאה בנויה ומוכנה, היא מתוכננת ומחושבת, התוכן מובנה וקבוע, ומסגרת הזמנים ידועה ומוגדרת. כל הפרעה לתוכנית הפעולה המוגדרת עשויה להיתקל בחוסר סבלנות ועויינות מצד המרצה והקהל. המאזינים מזהים את תפקידם כצופים מהצד באירוע מתוזמן.
כאשר אנו מעוניינים לעורר דיון ולשתף את הקהל בתהליך החשיבה על נושא ההרצאה רצוי להשאיר מרחב פתוח וגלוי כדי שירגישו בנוח "להפריע" למרצה ולשאול שאלות. יש לשאוף לכך שהקהל יהיה שותף לייצירת המצגת (מה שמחייב את המרצה לעבוד עם לוח וגיר). בדרך זו, ועל ידי הובלה טובה של הדיון, ניתן לייצר קונסנזוס סביב מטרות אליהם חותרים. בדרך זו ניתן לגלות רעיונות חדשים ומפתיעים לבעיות איתם אנחנו מתמודדים ובתהליך ליצור תחושת שותפות ושייכות של העובדים.
6. זה עובד במצגת:
בעולם הטכנולוגי נעשה שימוש נרחב במצגות כדי להדגים מוצרי תוכנה. ברור, שם זה תמיד עובד. רצוי להקדיש חלק מהזמן המוקצה להכנת המצגת להכנת הדגמות מעשיות איכותיות ולבדיקה יסודית של אמינותם. מעבר לעובדה שזה הרבה יותר משכנע לראות תוכנה עובדת על פני צילומי מסך זה גם יקרין עליכם כמרצים רציניים ומקצועיים יותר. כל איש מכירות יכול לדפדף שקפים אבל רק איש מקצוע יכול לעשות את זה באמת.
7. זמן (1):
הכנת מצגת טובה גוזלת זמן רב.
במקרים בהם פרק הזמן המוקצה להכנת ההרצאה מוגבל וקצר ראוי להתמקד בתוכן ולא במצגת. הכנת הרצאה דורשת הבנה של קהל היעד, בניה טובה של הטיעונים והכנת מסגרת הצגה יעילה. ראוי להתמקד במשימות אלה ולוותר על המצגת (טוב, טוב – שימו שקף אחד עם לוגו החברה ושימכם).
עדיף לעמוד מול קהל ללא מצגת כלל מאשר לעמוד מולם עם מצגת מבלבלת ומכוערת.
8. זמן (2):
הדלקת המחשב, חיבורו למקרן, הפעלה של התוכנה, איתור הקובץ וטעינתו והתקלות, תקלות, תקלות.
הוסיפו לזה שלעיתים זמן ההרצאה הוא קצר למדי ותגלו שה-PP רק מחבל לכם בהרצאה. במקרים בהם מדובר על הרצאה קצרה יחסית יש להימנע משימוש במצגת ולהתרכז בהעברה בהירה של המסר שלכם.
9. אחד נגד 100:
לא בכל פעם שמחליפים מילה עם מישהו צרך להקפיץ שקפים. פגישות עבודה שבהם יש מספר משתתפים קטן אינן מצדיקות שימוש ב-PP. בפגישה אישית בדרך כלל מנסים לייצר קירבה, חשיבה משותפת, דיון – כפי שכבר נטען לעיל כל אלה נפגעים משימוש במצגת. תחשבו על יזם הנפגש עם משקיע בבית קפה, תוקע אותו מול מסך 10 אינץ' וכופה עליו הרצאה טכנולוגית. את מרכיב הקרבה וההיכרות האישית האינטימית הוא איבד מייד. היה טוב יותר לבוא עם דף בו ניתן למצוא עובדות מרכזיות ולהשתמש בו כבסיס לדיון.
8. עייפות החומר:
רחמים, יהודים טובים. הקהל שלכם מסיים יום עמוס הרצאות ועד כה הוא צפה כבר בכ-1000 שקפים, 5000 בולטים, 700 גרפים ו-200 טבלאות. חצי מהם הבהבו, הסתובבו, ריצדו ורקדו סמבה.
עשו שימוש מינימלי במצגת ורק לנקודות העיקריות והחשובות ביותר. נסו גם לחשוב על אמצעים אחרים להעברת המסר – שיתוף הקהל, הפעלה, הדגמה, הכל – רק לא PowerPoint.
לסיכום – עצם העובדה שבמשימה העומדת לפניכם יש מקום לעשות שימוש במצגת אינו מחייב להשתמש בה מהרגע הראשון ועד שאחרון המאזינים נמלט מהאולם. אפשר לפתוח בשיחה אנושית, להציג את הנושא שלכם ולתת לתגובות להוביל אתכם לתוך המצגת. באותה מידה יש לדעת לחדול משימוש במצגת, להדליק את האור ולהחזיר את תשומת ליבכם לקהל. בתמורה תזכו בתשומת ליבם.
הירשמו כמנויים (RSS): 
06.11.2011 
קצת. ועכשיו, באילו יחידות מודדים ידע? בליטרים? בקילו? בשקלים? מכיוון שאנו בדרך כלל משקיעים במונחי זמן וכסף, גם החזר ההשקעה יהיה במונחים אלו.. לכאורה.
